電子契約を全社導入するための第一歩　課題の発見と整理、そして解決へ手厚く支援する

インタビュー対象者

ワークスイッチのコンサルティングを受けた理由

坂元正人氏（以下、坂元氏）
「ここ数年、DX推進が注目されていますが建設業界も例外ではなく、たいへんな勢いで浸透してきています。もともと土木・建築などの弊社本来の業務では、主要な協力会社とのやりとりに必要な見積書や請求書の提出など一連の作業はほぼ電子化されていました。しかしそれ以外の、たとえば業務委託契約のような部分は電子化が進んでいなかったため、ペーパーレス化と効率化を進めていくことになりました。

電子契約などについて各社のサービスを比較した結果、『WAN-Sign』の導入を決めました。しかし我々だけでは何から進めたら良いかわからない状況だったので、『ＮＸワンビシアーカイブズ社』を通じて、導入支援など企業へのサポート実績が豊富なワークスイッチをご紹介いただき、コンサルティングを依頼することにしました」

有田武人氏（以下、有田氏）
「まずはスモールスタートでのPJT推進ということでしたので、総務部が関わる契約書を対象にすることをご提案しました。電子契約システムの全社導入に向けた今後の進め方を設計しつつ、全国の営業所を含む全社に浸透させるにはどういった点に気を付ける必要があるかなどを一緒に検討させていただきました」

御園生祐佳氏（以下、御園生氏）
「電子契約システムを導入し、浸透させるにはリスクと利便性のバランスをとりながら、オペレーションを標準化するための全社横断ルールの構築が必要になります。安藤ハザマ様ではまだ構築されていない状態でしたので、定めるべき運用ルールや規定、導入に向けたタスクを可視化し、ご提案しました」

株式会社 安藤・間　坂元 正人氏

ワークスイッチのコンサルティングの強みと特徴

今回の事例のように新しいシステムを導入する際は、導入後の浸透を見据えてルールを構築し、着実に社内周知していく必要があります。

ワークスイッチではなし崩し的な支援ではなく、業務フローによる現状の可視化や改善サポート支援の実績が豊富で、過去のノウハウを活かした具体的な支援策と手厚いサポートを提案することができます。

ワークスイッチのコンサルティングは、顧客に寄り添った伴走型支援で、成果の創出に貢献することを重要視しています。

プロジェクトの目標・課題とその解決策

坂元氏
「当社のこれまでの契約に関するルールや運用方法が、電子契約サービスにマッチしていない部分があることや、社内の各部門が異なるシステムを取り入れていることなど、課題は多岐に渡りました。ワークスイッチがそうした課題を一つ一つ資料に落とし込んで整理し、可視化した上で解決に導くフローを提案してくださったので、問題点や解決すべき課題がとてもクリアになりました。

導入支援の実績が豊富なので説明がとてもわかりやすく、社内向けの課題整理だけでなく、取引先に提示する説明資料などもまとめていただけるなど、とても手厚くサポートしていただきました。

限られた時間の中で、新たなシステムを導入し使えるようにする必要があったので、ワークスイッチにご支援いただくことでスピード感をもって進められたという実感があり、その点についても本当に助かりました」

御園生氏
「契約書を扱う部門は人数が少ないものの、規定に関する確認やシステム関連の確認など対応していただく関係者は多いのが特徴です。こうしたケースでは、関わる皆さんが同じ目線で進めていくことがとても大切です。
そのため、毎週定例会議を設定してヒアリングを行うだけでなく、ツールの使い方を実際に体験していただくなど、関係者を巻き込みながらご支援をさせていただきました」

中央：株式会社 安藤・間　坂元 正人氏　
左手前：パーソルプロセス＆テクノロジー株式会社　有田 武人氏　右手前：パーソルプロセス＆テクノロジー株式会社　御園生 祐佳氏

実感している導入の効果

坂元氏
「ワークスイッチが弊社内の体制を確認し、担当者と何度もコミュニケーションをとっていただいたことで、解決の方向に進むことができたと感じています。
たとえば各部門の担当者を巻き込みながら定例会を行ったことで、『WAN-Sign』を導入することの認知度を上げることができ、社内に広げていくための下地作りもできました。

ワークスイッチが実施してくれた勉強会は、ただ資料を渡して説明をするのではなく、参加者に実際に画面操作をしてもらう機会を作っていただいたことで、参加者の理解度がより高まったのではないかと思います」

今後の展望について

坂元氏
「電子契約推進については社内でのコンセンサスがとれています。ですが、本格的な導入に向けて、担当者の知識レベルを上げることやルールの理解促進のための努力は引き続き必要です。

一方、社外に目を向けると、取引先の状況はさまざまです。電子契約が浸透している企業ももちろんありますが、まだこれからという企業も少なくありません。今後は電子契約を導入されていない取引先企業にどうご理解いただくか、考えていく必要がありそうです。

今回のワークスイッチのコンサルティング支援では、当社が取引先に説明するための資料だけでなく、取引先から収集したほうがよい情報を記載するためのヒアリングシートも用意していただきました」

御園生氏
「今回、安藤ハザマ様では、まずは短期間でルールをつくることをゴールに設定されていました。今後は、策定したルールがこの先きちんと全社間で運用されていくようにワークスイッチとしても引き続きサポートを行っていきたいと考えています」

有田氏
「電子契約は今回のクライアントである安藤ハザマ様だけでなく、その先にいる取引先の企業様にもご理解と同意をいただかなければ締結することができない難しさもあります。私たちワークスイッチは、業務とテクノロジーを組み合わせた支援を通じてクライアントやその取引先に対しても電子契約の悩みを取り除き、さらなるDX化支援を推進してまいります」

総括

電子契約システムを全社的に導入したい安藤ハザマ様。マンパワーが不足する中で、運用ルールや業務フローの作成、規定の修正など多くの課題を短期間に、且つ着実に解消する必要がありました。ワークスイッチでは、毎週の会議やヒアリングを行うことで、顧客の事情に応じた課題の可視化と最善の解決方法をご提案。さらに社内周知の説明会や担当者の勉強会、そして取引先への説明資料の作成など、顧客目線に立った支援を実行しました。今回の顧客である安藤ハザマ様は当然のこと、取引先企業への対応もサポートすることで、多くの企業に新しいサービスを理解してもらい、その企業の発展に寄与していく。これがワークスイッチの目指すコンサルティングの最大目標であると考えています。

左：株式会社 安藤・間　坂元 正人氏　
中央：パーソルプロセス＆テクノロジー株式会社　御園生 祐佳氏　
右：パーソルプロセス＆テクノロジー株式会社　有田 武人氏