経理の業務フロー図とは？作成手順や作成するメリットを紹介

経理における業務フロー図とは？

ここでは、経理担当者が知っておきたい業務フロー図の基礎知識を紹介します。

業務フロー図とは？

業務フロー図とは、業務の進め方を図形や矢印などの記号を使って表したものです。業務の開始から終了までの流れを視覚的に表現することで、業務の全体像を把握したり、問題点や改善点を見つけたりするのに役立ちます。

業務フロー図の作成手順

1. なぜ業務フロー図を作成するのか、目的を明確化する
2. 業務の関係者を洗い出し、それぞれの役割を明確にする
3. 業務プロセスを見直し、タスクを細分化する
4. 時系列に沿ってタスクを並べ替え、業務の流れを整理する

業務フロー図は、業務のさまざまな関係者を軸として、業務の流れを時系列順に表すものです。直接の担当者だけでなく、社外の発注元や発注先、顧客に至るまで、すべての関係者をリストアップしましょう。

業務フロー図を作成するメリット

業務フロー図を作成するメリットは、主に2つあります。

• 業務の流れを可視化できる
• 担当者が明確になる

業務フロー図を作成すれば、業務の流れが可視化されます。業務の進め方を関係者全員で共有できるだけでなく、無駄な作業やボトルネックとなっている工程の発見にもつながるでしょう。

また業務フロー図には、業務に関わるすべての関係者が記載されるため、誰がどの業務を担当しているのかが明確になります。業務の遅延やミスが発生した場合に、迅速な原因究明が可能です。

経理業務における業務フロー図例

経理業務は、大きく日次業務・月次業務・年次業務の3種類に分けられるため、業務フロー図も個別に作成する必要があります。

以下は経理業務における業務フロー図の一例です。

企業によって経理業務の流れが異なる場合があるため、自社の業務フロー に合わせてカスタマイズしてください。

経理業務フロー図の作成手順

ここでは、経理業務フロー図の書き方を6つのステップに分けて紹介します。

1. 目的を明確にする
2. 大まかな業務内容を把握する
3. 業務内容を細分化して把握する
4. 業務の順序を把握する
5. 業務フロー図を作成する
6. 定期的に見直しを実施する

目的を明確にする

まずは経理業務フロー図を作成する目的を明確にしましょう。業務の流れを可視化したい、作業のミスを減らしたいなど、目的によって業務フロー図に記載すべき情報や表現方法が変わってきます。

例えば、新入社員の教育や業務の引き継ぎを目的としているのであれば、できるだけ平易な表現を使い、第三者にも分かりやすい業務フロー図を作成する必要があります。

アンケートやヒアリングを実施し、現場の経理担当者が抱える課題を把握しておくと、より実用的な業務フロー図を作成できるでしょう。

大まかな業務内容を把握する

次に経理業務の大まかな全体像を把握しましょう。いきなり細かくタスクを分類するのではなく、まずタスクを大きな粒度で洗い出すことで、抜け漏れを防止できます。

経理業務の場合、日次・月次・年次など、業務のサイクルごとにタスクを整理すると分かりやすくなります。

業務内容を細分化して把握する

大まかな業務内容を把握したら、個々のタスクを細分化していきましょう。例えば、請求書発行・送付業務であれば、「請求金額の確定」「請求書の作成」「請求書の送付」「入金確認」「消込処理」といったタスクに分けられます。

どこまで粒度を小さくしていくかは、業務フロー図を作成する目的によって異なるため、事前にしっかりと話し合っておくことが大切です。

業務の順序を把握する

すべてのタスクを洗い出したら、時系列順に並べ替えましょう。

タスクを並べる際は、左から右に、または上から下へ流れるように配置するのが望ましいとされています。人間の視線は、左上から右下に向かって誘導される傾向があるためです。

タスクを並べ終えたら、全体的な業務の流れに沿ってもう一度確認し、問題がないかチェックしましょう。

業務フロー図を作成する

業務フロー図を作成する際は、楕円/正円や長方形、ひし形などの記号を活用することで、第三者が見ても分かりやすい図になります。また個々の図形を矢印でつなぐことで、業務の流れを可視化できます。

定期的に見直しを実施する

業務フロー図を作成した後も、定期的に見直しを実施することが大切です。経理担当者はもちろん、業務に関わりのある他のメンバーからも意見をもらいながら、指摘された箇所を修正しましょう。

また業務フロー図を見直し、非効率的な部分やボトルネックになっている部分がないか確認することで、業務改善につながります。

経理業務フロー図を作成するメリット

経理業務フロー図を作成するメリットは3つあります。

• 業務内容を把握できる
• 業務改善につながる
• 作業の属人化を防止できる

業務内容を把握できる

経理業務フロー図には、個々の業務内容や担当者、作業手順などの情報がひと目で分かるようにまとまっています。業務ごとの関係性も視覚的にイメージしやすいため、経理業務の全体像を容易に把握できます。

業務フロー図に沿って業務を行うことで、作業の抜けや漏れが少なくなり、人的ミスの削減につながるでしょう。

業務改善につながる

経理業務フロー図は、業務改善にも役立ちます。業務フロー図を見直すことで、無駄な手間がかかっている部分や、改善すべき部分を把握することが可能です。

業務フロー図を作成する過程で、業務効率化へのヒントや気付きを得られることも多く、経理業務全体の生産性向上につながるでしょう。

作業の属人化を防止できる

経理業務は、煩雑で手間のかかる作業が多く、属人化しやすい業務です。企業によっては、経理担当者が独自の方法で業務を進めているケースもあります。

経理業務フロー図を作成し、社内で共有すれば、誰が担当しても同じ手順で業務を進められます。担当者が退職・休職しても、業務をスムーズに引き継ぐことが可能です。

経理における業務フロー図の意味や作成方法について知ろう

経理における業務フロー図とは、経理部門で行われる一連の業務手順やプロセスを図で表したものです。一般的には、経理業務を日次・月次・年次別に分け、個別に業務フロー図を作成します。

経理業務フロー図を作成すれば、業務の可視化や業務改善、属人化の防止など、さまざまなメリットを期待できます。業務フロー図を改善するため、定期的にアンケートやヒアリングを実施し、現場の経理担当者に意見を聞くと良いでしょう。

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◆請求書受入承認業務のAs-Is・To-Beフローと処理件数の内訳・突合率

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