労務組織を「現場の声を経営に活かす架け橋」へ　5,185時間創出見込みの業務改革に取り組む

インタビュー対象者

ワークスイッチとのプロジェクトが開始した背景

宮本光一朗氏（以下、宮本氏）
「プロジェクトの開始前までは14名ほどの組織として労務系オペレーションをしていました。しかし、それが業務に対して適正な規模なのか、という点は、自信を持って答えることができませんでした。

もちろん、人事としては少ない労力で最大のパフォーマンスを発揮させることが責務であり、そのためにも一度組織の体制を俯瞰してみる必要性を感じていました。また、個々が担う業務について言えば少なからずの最適化が進んでいる印象でしたが、チーム全体としての横断的な効率化には、まだまだ改善の余地も残されているように感じており、そういった課題感が、今回ワークスイッチにご支援いただくに至る背景となりました」

ワークスイッチコンサルティングを選んだ理由

左：マルホ株式会社　岩谷　康廣氏　　中央：マルホ株式会社　増田　美枝氏　　右：マルホ株式会社　宮本 光一朗氏

宮本氏
「実は3社でコンペのような形を取らせていただいた経緯があります。そのうち1社は、自社のノウハウで支援を行うのではなく、外部の詳しいコンサルタントを紹介する、という提案でした。こちらはコンサルタントの当たり外れの懸念からお断りしました。

また1社には、給与系業務を中心とした外注の推進による効率化の提案をいただきましたが、今回は具体的な組織体制や業務の全体最適化を進めるという方向性を重視し、外注の推進は次のステップと位置付けて見送りました。

一方、ワークスイッチの提案は自社で積み重ねたノウハウに基づくものであり、また、組織全体を俯瞰した幅広い現状分析とプランニングを行っていただけるので、まさに弊社が期待する支援内容となっていました。これが、ワークスイッチへお願いするに至る決め手となりました」

本プロジェクトにおける課題分析と解決策

宮本氏
「最初の3カ月は現状業務の＜見える化＞を中心に支援いただきました。どのような対策が有効なのかを明確化する上で、現状の業務の全体像を把握する必要があったためです。毎日のようにヒアリングをしていただき、また、時には図式を交えた丁寧な調査報告を行っていただきました。

そして、次フェーズでは、調査内容から浮かび上がった課題点の分析へと移ります。この段階で見えてきたのが、我々に必要なのは単なる業務の効率化や生産性の向上ではなく、その先にある＜従業員のため＞の、また、労務としての＜付加価値を高める＞ような施策である、ということです。この方針を念頭に、具体的な対策を一緒に練ってまいりました」

マルホ株式会社　宮本 光一朗氏

実際の取り組みに際し、苦労した点などはありますか。

増田美枝氏（以下、増田氏）
「ヒアリングに際し、組織の現状をうまく伝えることには苦労しました。慣れない作業のため、ワークスイッチの方には何度も話をお聞きいただいたかと思います。
また、本プロジェクトを始める前から何度も効率化の取り組みがあったためメンバーには既に＜効率化疲れ＞のようなものもあり、尚もってメンバーへ効率化の必要性を突きつけるということも、懸念点となっていました。しかし、本プロジェクトの目的は単なる効率化ではなく、その先にある＜従業員のため＞に＜付加価値を高める＞ことにある、という方針を打ち出せたことにより、皆の理解が促進され、また、効率化に積極的に取り組みたいというモチベーションへも繋げることができたと感じています」

岩谷康廣氏（以下、岩谷氏）
「実務を長くやっているので分かるのですが、効率化を突き付けられると自らを＜否定された＞気持ちになりやすい点にも配慮が必要でした。つまり、抜本的な効率化を求めるということは、裏返せば現状の我々のやり方は最適でないということを＜前向きに理解する＞ところから始めるという難しい側面があります。
それゆえ、理解を求めるためには、じっくり時間をかける必要がありました」


具体的にどのような施策を行っているのかをお聞かせください。


宮本氏
「現状業務の＜見える化＞により、業務の中で一番時間や労力が掛かっているのが問い合わせ対応だということが分かりました。そして、その問い合わせ対応の負担を減らせられれば、＜付加価値を高める＞ことができ、我々の存在意義を高めるポイントであるかもしれないと考えました。
具体的な手段の例としては、FAQサイトの開設や窓口の集約により、情報へのアクセス環境を整えることです＜=見える化＞。お問い合わせのたらい回しなどを減らすことは、従業員の満足度の向上が期待でき、ひいては我々の価値を高めることへも繋がるのだろうと考えています」

増田氏
「＜従業員のため＞に尽力すると言っても、その尽くし方を誤ってしまわぬよう注意が必要です。お問い合わせには日時問わず手間暇をかけてお答えする、といった尽くし方ではなく、手続きや手順などはいつでも知りたい情報にアクセスできるような環境を整えて、まずは従業員が自己解決できるような仕組みを構築する。
その上で直接人事に相談したいことへの対応により注力するといった形で、我々は我々の価値を提供できればと思っています」

これまでの振り返りと今後の展望について

宮本氏
「会社にとって労務は＜心臓＞のような役割だと思っていますが、そのことに誇りを持って取り組んでいくための地盤が固まったと実感しています。また、これから継続してプロジェクトを進めていくにあたり、完遂すれば全体工数のうち5,185時間（22%）を創出可能な見込みとなります。しかし、目先の効率化よりも大切なことは、＜従業員のため＞という既に根付いた組織文化をベースにして、さらに従業員の声を経営に活かす架け橋となるなどの取り組みを推進することだと思っています」

増田氏
「他の部署も問い合わせ業務については同じような課題感を抱いており、本プロジェクトを通じて一歩を踏み出した我々の動向に、興味を持っていただいているようです。我々がその良き前例になれればと考えています。また、今後の展望としては、当社でも過去に一度挑戦した他の部署を含めたお問い合わせの一元化などが挙げられます。以前は外部の協力なしでの試みでしたが、今回はワークスイッチと共に、そういった新たな可能性へ挑戦をしていきたいです」

左：マルホ株式会社　岩谷　康廣氏　　 中央：マルホ株式会社　増田　美枝氏　　右：マルホ株式会社　宮本 光一朗氏

良かった点と他社へのおすすめしたいポイント

岩谷氏
「会社の文化や、業務を知らない方へ業務内容を伝えるのは難しい面がありますが、担当者の説明に対して意図を汲み取りながら丁寧に聞いていただき、必要な対策を親身になって提案していただきました。説明に自信がなくても、可視化・言語化してくれるところが、ワークスイッチを他社様へおすすめするポイントかと思います」

増田氏
「いただく提案の一つひとつに、そんなやり方があるのか、という＜気づき＞が得られました。そして日々見つかる発見が、純粋に楽しいと感じられました。悩みに寄り添い、一緒に考えてくれる、そんなワークスイッチの姿勢が、他社様へのおすすめポイントです」

宮本氏
「管理項目の圧縮などの具体的なご提案をいただく一方で、＜フロントオフィスはどうあるべきか＞といった大きな命題に対しても答えていただきました。目先の効率化手段だけでもなければ、抽象的なあるべき論だけでもない、本質をつくような提案をしていただけたのが素晴らしかったです。
また、他社様へのおすすめポイントとしては、ワークスイッチが持っているノウハウは、自ら実践して得たものが多く（単なる事例のみならず、自社事例があり）、それゆえの圧倒的な選択肢があるところかと思います。複雑な案件にも対応できる安心感があります」

総括

マルホ株式会社の労務管理グループは業務改善の一環として、ワークスイッチのコンサルティングを導入しました。ワークスイッチとしては、単なる業務効率化にはとどまらず、これまでに組織内で育まれた＜従業員のため＞を重んじる文化を汲み取りつつ、人事部が現場の声を経営に活かす架け橋となれるような方針を打ち出しました。それにより、労務のオペレーション機能からフロントオフィス機能へと導く一翼を担うことができたと考えています。

ワークスイッチではこれからも、組織が＜ありたい＞と思う姿の実現を目指し、組織に寄り添った提案ができるよう尽力してまいります。

左から、
マルホ株式会社　宮本 光一朗氏
マルホ株式会社　岩谷　康廣氏
マルホ株式会社　増田　美枝氏
パーソルプロセス＆テクノロジー株式会社　霜田　亜希氏
パーソルプロセス＆テクノロジー株式会社　加納　稚菜氏
パーソルプロセス＆テクノロジー株式会社　甲斐　健太氏