RPAツール見直しで年間業務を20,000時間削減。CS/ES向上にも貢献

インタビュー対象者

ワークスイッチにプロジェクトの相談をした経緯

村元英明氏（以下、村元氏）
「賃貸業務企画部では、2021年度から5年間で業務の20%削減を目標に掲げる『業務効率化プロジェクト』が発足していました。このプロジェクトは特に改善効果が高いと見込まれる15個のタスク改善を進める内容になっており、その中にはRPA推進も含まれていました。

実は今回のプロジェクトが発足する以前に、三菱地所グループで導入されていたRPAツールを当社の基幹システムと連携させていたことがあります。しかし当時は、ロボット開発に難航するなどして期待するほどの効果を得られませんでした。そうした過去の苦い経験はあったのですが、当社のシステム環境で業務効率化を実現させるためにRPA推進は必要不可欠だと思い直し、まずはRPAツールの見直しから始めました。

検討を進めた末に、基幹システムとの相性が良いUiPathの導入を決めました。次にUiPathの導入実績のあるベンダーを探していたところ、取引先の方からワークスイッチをご紹介していただいたので、具体的に話を伺うことにしました」

ワークスイッチのコンサルティングを選んだ理由

宮田憲介氏（以下、宮田氏）
「村元様から以前のRPA運用がうまくいかなかった理由を伺うと、当時はウォーターフォール型の開発手法で、要件の整理や調整、現場とのコミュニケーションの部分で課題があると感じました。 ですから、アジャイル開発で進めることで柔軟でスピーディーな対応ができることに加え、現場に寄り添う伴走型のコミュニケーションでプロジェクトを進めることを提案させていただきました」

岩崎諒介氏（以下、岩崎氏）
「具体的な要件に加えて、お客様のありたい姿や実現したい姿も丁寧にヒアリングしました。その内容をもとに、単にRPAを開発するだけで終わるのではなく、RPA開発によって現場に良い影響をもたらすイメージが湧くような提案をさせていただきました」

村元氏
「今回のプロジェクトでは、私どもが現場の想いをきちんとベンダーに伝えることと、ベンダーが現場の声を的確に汲み取って施策を提案していただくことの2点が重要だと考えていました。お二人のご提案内容から当社にとって最適な支援をしようとする想いはよく伝わりましたし、意見を交わし合ううちに本音で相談できる方々だと思えましたので、ワークスイッチさんにご支援いただこうと決めました」

左：三菱地所ハウスネット株式会社　村元 英明氏
中央：パーソルワークスイッチコンサルティング株式会社　宮田 憲介氏
右：パーソルワークスイッチコンサルティング株式会社　岩崎 諒介氏

本プロジェクトの進め方

村元氏
「最初はUiPathの開発支援をお願いしました。当社が提示した要望や要件はかなり多かったと思うのですが、ワークスイッチは現場の意見も丁寧にヒアリングしたうえで限られた期間内で実現できることを取捨選択してくださいました。また、実現が難しい要件に対しても『できない』で終わるのではなく、どうすれば実現できるのかを熟慮して提案してくださるので非常に心強かったです」

岩崎氏
「開発支援のフェーズでは、UiPathによる基幹システムとkintoneのデータ連携による業務自動化を実現するために、別RPAツールからのマイグレーションや新規開発、業務要件変更に伴うリプレイス開発などを実施しました。kintoneはノーコード・ローコードツールでカスタマイズが容易であるからこそ、UI変更のたびにUiPath側で面倒なメンテナンスが発生しないように考慮する必要があります。そこで私たちは、お客様側でExcelを修正するだけでkintoneの入力項目を変更できる仕組みを作りました」

村元氏
「開発と並行して、チケットサポートを使って既にあるロボットのちょっとした改修などにも対応していただきました。ユーザビリティを高めながらロボットの保守も実施していただけるのでありがたかったです。

ただ、次第にチケットサポートによる保守運用に限界を感じるようになりました。開発によってロボットの数が増えてきたうえに、高いサービスレベルが要求される業務にもRPAが関わるようになったため、チケットサポートで都度対応いただくのではなく張り付き型の対応が必要になってきたのです。

そこで保守について改めてワークスイッチに相談したところ、UiPath有識者による各種サポートを受けられるインテリジェントオートメーションセンター（IAC）をご提案いただきました。IACは保守センターでありながらも小規模なRPA開発にも対応してくださる点が、一般的な保守サービスにはない優れた点だと思います。当社のシステムにはワークスイッチの他に2社が開発したロボットがあるのですが、それらの保守も快諾していただけたのはありがたかったです。『ワークスイッチはこの先も当社のRPAの面倒を見てくれる』とより一層強く思えるようになりました」

三菱地所ハウスネット株式会社　村元 英明氏

実感している導入効果

村元氏
「5ヵ年計画で進めている業務効率化プロジェクトの中でも、RPA推進は早い段階から期待以上の効果が現れています。実際に、RPA推進に係る取り組みの業務時間削減効果として初年度で年間5,800時間、さらに翌年度には年間22,800時間という結果が出ています。これまで転記や入力などの処理が必要だった業務が自動化されたおかげで、賃貸部門全体の残業時間を大幅に削減できました。

また、現場からは『膨大な単純作業の繰り返しから解放されて気持ちが楽になった』という声も上がっています。これまで担当者が1件ずつシステムを操作して対応していた月間1,000件ほどの賃貸更新処理をロボットが夜間処理してくれるようになったのですから、作業にかかる心理的な負担はかなり軽減されたと思います」

宮田氏
「村元様は現場への説明や巻き込みを丁寧に実施されており、理解を得た状態でRPA推進に尽力していただいていたので、開発サイドと現場サイドの意識の乖離が少なく、スムーズに開発から運用まで進めることができました。そのため、現場は比較的早い段階で導入効果を感じることができたり、成功体験を得たりすることにつながったのではないでしょうか。実際に開発が進み始めてからのミーティングで現場の方々と話していると、RPA推進によって具体的な効果が見えてきたことを受けて現場の方々の業務改善意識がさらに高まっていると感じました」

岩崎氏
「現場の方々だけでなく、その先にいるお客様にも良い影響をもたらしていると言えるでしょう。入居者からの問い合わせを受けてから回答するまでの時間短縮や、問い合わせ情報の転記漏れから生じる伝達ミスの削減につながったのも、RPA推進がもたらした効果であると思います」

左：パーソルワークスイッチコンサルティング株式会社　宮田 憲介氏
右：パーソルワークスイッチコンサルティング株式会社　岩崎 諒介氏

今後の展望とワークスイッチへの期待

村元氏
「想定より早い時期に具体的な成果を出せたので、現在はこれまで開発したロボットの運用安定化に力を注いでいます。ただ、個人的にはRPA推進で一定の成果を出せたからといって業務効率化の手段をRPAだけに頼りきらないようにしたいと考えています。RPAはあくまで当社がやりたいことを実現するための一手段に過ぎないことを念頭に置いて、さらなる業務改善を進めるための施策を実施し続けていきたいです。

ワークスイッチとは引き続き、忌憚なく意見を交わしながらこのプロジェクトを進めていければと思います。ワークスイッチはRPAに限らず幅広い技術領域の知見を持っているので、今後もいろいろと教えていただきながら自分自身の視野も広げていけると嬉しいです」

三菱地所ハウスネット株式会社　村元 英明氏

総括

三菱地所ハウスネット株式会社の賃貸業務企画部は、RPA活用による業務効率向上を目指してワークスイッチのRPAソリューションを導入しました。
ワークスイッチはUiPathでの自動化業務の内容や実行方法、今後の展望などをヒアリングし、お客様がスムーズにUiPathの運用ができるよう環境を構築。開発したロボットの数が増えてきたタイミングでIACの活用を提案し、現在も開発と保守を通して現場の皆様に「業務が楽になった」と感じていただける最適な支援を提供しています。

今後も引き続き、伴走型のコミュニケーションを通して現場のお困りごとをキャッチアップして、提供するサービスの価値を高めてまいります。

写真（上）：左から
三菱地所ハウスネット株式会社　小谷野 優子氏　　三菱地所ハウスネット株式会社　岡本 由紀子氏　　三菱地所ハウスネット株式会社　村元 英明氏

写真（下）：左から
パーソルワークスイッチコンサルティング株式会社　宮田 憲介氏　　パーソルワークスイッチコンサルティング株式会社　岩崎 諒介氏
三菱地所ハウスネット株式会社　村元 英明氏　　三菱地所ハウスネット株式会社　小谷野 優子氏　　三菱地所ハウスネット株式会社　岡本 由紀子氏